BUENAS PRÁCTICAS PARA ASISTIR A UNA REUNIÓN O ENTRENAMIENTO VIRTUAL

            Como parte de la inevitable evolución de la cotidianidad del trabajo, al teletrabajo y las sesiones de juntas y entrenamientos virtuales, hoy en día ya no es conveniente, ni necesario, sino indispensable e inaplazable, revisar nuestra preparación y entrenamiento para esta modalidad,

            Como dicen, “el paradigma ha cambiado y las cosas vuelven a cero”

            Por azares del destino, en lo personal había estado incursionando en la formación a distancia, desde hace algunos años, contratado como instructor por algunas empresas precursoras de estas tecnologías

            Permítanme compartirles algo de muestro andar personal y empresarial esta ruta;

            En el 2005 participé como expositor en la semana de la seguridad que se organizaba anualmente en la planta Cemex de Barrientos Estado de México, para unas 100 personas, noté que en la sala había un par de cámaras de vídeo con operador y al final de mi charla me enteré que a través de una red interna, la conferencia había sido transmitida a 5 plantas simultáneamente, llegando a más de 600 trabajadores, a través de teléfono, los asistentes de las otras plantas hicieron algunas preguntas.

            Por esas mismas fechas la cadena de tiendas LIVERPOOL me pidió un curso de Monitoristas para un grupo de 15 personas, pero al llegar al aula, me entero que el curso sería transmitido simultáneamente a otros 3 lugares, de la república mexicana, por internet, a través de una aplicación que la Universidad de Liverpool estaba implementando.

            Realmente fue una experiencia complicada, pues me colgaron un micrófono y pusieron una cámara web como a unos tres metros y pretendían que me quedara quieto en un lugar durante el curso.

            Quienes me conocen, saben que ni de chiste me quedaría inmóvil, realmente la primera sesión fue caótica para ellos, me quite el micro y la cámara nunca logro tenerme fijo más de tres minutos.

            La siguiente sesión me consiguieron un micrófono con un cable de 5 metros, para que me moviera, y pusieron la cámara en un trípode, con una persona que tratara de seguirme cuando me movía, eso fue 2005

            Como consecuencia de esto, la Universidad de LIVERPOOL nos pidió un programa de prevención de pérdidas para institucionalizarlo a todo su Personal a través de su sistema a distancia, pero las limitaciones de la plataforma, no nos convencieron de seguir el proyecto

            Ya en  2009 iniciamos una modalidad de capacitación a distancia, destinada al programa de preparación para el CPP en español, con la cual logramos apoyar a varios de nuestros hermanos de Latinoamérica para certificarse, usando como herramienta informática, el famoso Skype, que entonces tenía poca estabilidad y versatilidad de comunicaciones.

        Sin embargo, el modelo aún estaba lejos de llenar nuestras expectativas y preferencias educativas.

            Llegó la década de los 2010 y con ella la aparición de la serie de GOTO Meeting, Training, Webinar, interesantes herramientas, todavía con limitaciones.

            Después del incidente en Monterrey, del niño que dispara a una maestra y compañeros en medio de clases, y después se suicida, la seguridad escolar cobró especial dimensión y una empresa que vendía cursos en línea para escuelas, me pidió un seminario de 8 horas sobre la seguridad escolar.

            Al externarles un poco mi desconfianza en este tipo de enseñanza, me dijeron que incluso podría dar el curso desde mi oficina, que me instalarían la plataforma en mi laptop si quería.

            En el ánimo de conocer un poco más de la plataforma ofrecida, acepte dar el curso en sus instalaciones y fue un webinar, con audio y Power Point, pero sin vídeo.

            Un detalle sobre esta Experiencia, en el curso había 8 participantes, y tratando de seguir una metodología ortodoxa de formación, pedí al inicio que se presentaran cada uno de los asistentes, encontrándome con un detalle curioso, uno de ellos me dijo; “somos de “XXXXX” Educativa de Monterrey y somos 15 que estamos tomando el curso, conectamos la computadora a un proyector y unas bocinas y todos estamos en sesión”

            Los propios organizadores del curso se sorprendieron, pues en este caso ellos cobraron un participante y se capacitaron 15

            Para el segundo semestre de 2017 el mercado de los programas y cursos de formación especializada en seguridad, se había detonado y se pulverizaba por todo Latinoamérica, apareció una gran oferta educativa a nivel local en varios países, el factor precio se volvió algo decisorio.

            Como decimos en México, “hay de todo, como en farmacia” existían programas muy interesantes y de nivel, y otros francamente decepcionantes que se ofrecían por cacahuetes.

            Aquí es donde se presenta otro fenómeno que quiero comentar, la fiebre de los cursos de la academia de Cervantes (donde entras y sales peor que antes) y las certificaciones patito que te ofrecen un papel con “internacionalmente” reconocido por un curso de dos días ( de eso hablaremos con más calma en otra ocasión) y que peor aún, se atreven a poner en su publicidad que el curso tiene “valor curricular” (más bien ridicular) lo malo es que mucha gente se va con este engaño y se enganchas a estos programas

            Con los años uno aprende, que cuando algún colega acude a un curso de estos que pululan hoy en el mercado, siempre ponen en sus redes sociales una foto del salón o al menos de su carpeta y su gafete informando que están iniciando un importante programa. Si siente que le fue muy bien, pone fotos y comentarios, pero cuando publica poco o nada en las redes sociales, acostumbro contactarlo para preguntarle cómo le fue, e invariablemente la respuesta es un “... hum... estuvo bien ... “  obviamente,  si convenciste a tu empresa de pagar poco o frecuentemente mucho, por un curso poco útil, a veces con renombre, pero sin mucho contenido, es muy difícil que uno admita que el curso realmente no valió la pena. A nadie le gusta reconocer que compró mal o le vieron la cara, otro argumento que escucho, es “lo valioso fue el networking”

            Desafortunadamente, aquí se presentan dos extremos curiosos; primero algunas personas y empresas, deciden sacrificar la calidad de la formación, buscando pagar poco por la capacitación, y no digo que no pueda haber buenos cursos económicos, pero como dicen por ahí “si piensas que un buen curso es caro, espérate a probar con un mal curso”

            El otro extremo se da en las personas y empresas, que piensan que, si el curso es caro, va a ser muy bueno y solo les atrae el alto costo, el rimbombante sitio del curso, que estarán presentes autoridades de alto rango, que incluye la comida, que las mejores empresas van a estar presentes, que va a haber brindis o fiesta de cierre, que es el tema de moda, pero poca atención ponen a las horas de capacitación real, el contenido especifico y educativo del programa, y la aptitud técnica y pedagógica de los ponentes e instructores (no es lo mismo saber, que saber enseñar lo que se sabe)

            Ahí es donde encontramos otro problema y más aún un potencial Riesgo, pues tal vez más peligroso que la Falta de conocimiento, es la FALSA PERCEPCIÓN DEL SABER, y mas si se tratan de temas de seguridad, donde un conocimiento deficiente o falazmente recibido, puede traer consecuencias catastróficas y hasta mortales, cuando se actúa sin la preparación real y sustentada.

            Nuestro reto, en la empresa era poder ofrecer además de la calidad, ya lograda en nuestra oferta educativa, un diferenciador que nos permitiera seguir siendo una buena opción para nuestro mercado.

            Por esas cosas curiosas de la vida, mis dos hijos, son profesionistas y profesionales de la comunicación y las tecnologías relacionadas, para su aprovechamiento en las organizaciones, y en cierta forma, a pesar de sus intenciones de rechazo manifiestas, fueron envenenados con el gusanito de la educación, por una pedagoga y educadora (Teté) y un bohemio de la educación.

            Para finales de 2018 en una charla durante nuestro almuerzo familiar de fin de semana, la presión de tres contra uno me venció, y me convencieron mis hijos de a toda costa entrar a la capacitación vía internet, para el siguiente año.

            Para enero de 2019 empezamos en la empresa un proceso, de invertir en el desarrollo de un modelo a nuestro gusto, al que denominamos AULA VIRTUAL

            La inversión en tiempo, dinero y esfuerzo fue realmente significativa, para una organización pequeña como nosotros, escogimos como aplicación de salida a web a ZOOM, además de un conjunto de programas de procesamiento de audio, imágenes y vídeo para están en aptitud de mezclar los contenidos que integran nuestros cursos.

            En febrero de 2019 durante una reunión de coordinación y planeación de Asociación Mexicana de Especialistas en Seguridad Integral, AMEXSI A.C., junto con El Ing. Arturo Martínez Ávalos, DSI, CPP, PCI. Se tomó la decisión de invertir en adquirir una licencia premier del programa ZOOM, para entre otras cosas, hacer las reuniones de mesa directiva en modo dual, es decir presencial y virtual, para aquellos miembros que NO pudieran acudir, eso hace más de un año.

            Para septiembre de 2019, buscando la innovación y vanguardia tecnológica AMEXSI decidió lanzar la 3ª. JORNADAS DIGITALES AMEXSI 2019, del 9 al 13 de ese mes, coincidiendo con el seminario anual de Asis internacional en Chicago, desde donde se hizo un enlace  vía zoom a los asistentes de las jornadas, mostrándoles algo de lo mas representativo del seminario y exposición de Asis, fueron 5 días de conferencias vía web, varios colegas llegaron a expresar, su aun baja confianza en esta forma de dar capacitación en seguridad, quien podría imaginar que en menos de 6 meses, las cosas serian totalmente al revés.

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            Para junio de 2019 arrancamos el programa de preparación para la examinación de CPP en español, ofreciéndolo simultáneamente en modalidad presencial y AULA VIRTUAL donde tuvimos 8 asistentes presenciales y 8 virtuales, logrando acreditan al final al 50% de ellos.

            Por otro lado, como parte de un plan personal de vida, ante la funcionalidad del programa de “aula virtual”, y considerando que en el 2020, había en Europa al menos 4 grandes citas para congresos, a los que me interesaba acudir, y considerando que en marzo alcanzaría la icónica cifra de la tercera edad (60), decidí tratar de escaparme para estar unos 6 meses en Europa en el 2020, y para poder lograrlo la plataforma de trabajo y educación a distancia era fundamental, por lo que  intensificamos las acciones de conferencias y programas educativos para nuestra  aula virtual a partir de julio de 2019.

            Incluso empezamos a realizar reuniones de trabajo con colegas internacionales y con algunos clientes en lo que llamamos SALA VIRTUAL, ciertamente la curva de aprendizaje con el modelo está aún en ciernes, pero logramos cierta estabilidad en la Plataforma y cada día que pasa, vamos encontrándole mayores variantes, que la están haciendo una interesante opción de ventaja competitiva.

            La respuesta fue tal, que en diciembre de 2019 iniciamos bajo las mismas modalidades otro grupo para el CPP, de 16 asistentes (incluyendo 2 extranjeros )

            En enero de 2020 cambie temporalmente mi residencia a Segovia España y el trabajo en la vía VIRTUAL se convirtió en una modalidad común, un poco complicado a veces, pues en el caso del programa de CPP la sesión que impartía tenía que realizarla de las 01:00 a las 05:00 horas de la madrugada tiempo de España.

            A inicio de febrero negociando desde España con un cliente de México una asesoría, concluimos que para él sería muy difícil vender a su jefe una asesoría virtual de 16 horas al mes, en casi $2,500.00 dólares, al parecer la idea de no tener físicamente al consultor en la Empresa no era concebible. A finales de marzo platicando telefónicamente en México con el mismo cliente, reflexionábamos como había cambiado diametralmente y en tan poco tiempo el escenario y que en su empresa misma, ya la mayoría de las acciones de planeación y coordinación se estaban haciendo en vía remota.

            Al intensificar entre noviembre y febrero el uso frecuente de la sala y aula virtual, se hizo evidente la necesidad de desarrollar una serie de habilidades específicas, en los asistentes y los instructores o coordinadores, para reducir las fallas en el protocolo de participación, y potenciar el interés y eficiencia de los resultados y aprendizajes en esta opción.

            Al declararse en la mayoría de los países del mundo, la guerra a la pandemia del Coronavirus, y siendo el auto aislamiento una de las medidas de más uso, deteniéndose en gran medida el trabajo y reuniones presenciales, nosotros, sin imaginarlo ya estábamos en el “carril” del teletrabajo y la formación virtual, desde un poco antes.

            Permítanme comentar, que hoy en día, he llegado a tener hasta 6 reuniones y entrenamientos virtuales en un día, me dice mi esposa que hasta parece que trabajo mas que cuando andaba fuera de casa.

            En marzo y abril de 2020 hemos tenido varias reuniones virtuales con la familia y hasta el cumpleaños de mi hijo Jorge Rubén lo celebramos vía ZOOM, con familiares de México, Veracruz y Querétaro

            Sin embargo, para poder hacer reuniones virtuales productivas, se requiere incidir y masificar, las buenas practicas y la cultura digital de estos enlaces.

            Empezamos a ver lo qué hacía problemático el proceso, y como podríamos ayudar a mejorarlo

PROBLEMAS Y DESAFÍOS

1.- Limitaciones en el equipo e instalaciones para el trabajo; ya sea que estés en tu oficina, en tu casa o en un café, debes tener primero un lugar adecuado, con una mesa o escritorio y si es posible aislado y asegurar que se cuenta con la suficiente corriente eléctrica y batería.

2.- Debe procurar que, si usa luz de día, la reciba de frente y no en la espalda para que se vea adecuadamente tu imagen

3.- Procure tener de fondo a tu imagen de cámara, algo neutral, como un mueble o pared, evite que atrás de usted se vean personas o familiares circular, avíseles a sus familiares que está activa la cámara y el micrófono, y que eviten llegar a abrazarte o sentarse en sus piernas, han existido casos en donde algún familiar pasa por detrás en ropa  interior, toalla de baño  o incluso en desnudo total sin darse cuenta que todo está transmitiéndose.

4.- Respecto a los equipos si es asistente, puede usar un teléfono inteligente, una tableta, laptop o computadora de escritorio, pero es fundamental que cuente con una cámara con definición aceptable, si usa una cámara web externa, se recomienda al menos 720 p
(En otra ocasión hablaremos de la cámara para conferencistas e instructores)

5.- Existen al menos 10  aplicaciones o programas para video conferencias, individuales o grupales que pudieran usarse en estos tiempos:

A.- ZOOM

B.- SKYPE

C.- GOTO TRAINING, GOTO MEETING, GOTO WEBINAR

D.- TEAM VIEWER

E.- WEBEX

F.- HOUSE PARTY

G.- BLUE JEANS

H.- GOOGLE HANGOUT

I.- FACE TIME

J.- VIDEO LLAMADA DE WHATSAPP

            Explore con detenimiento y fuera de sesión, las características de la aplicación de enlace que usará (zoom, skpype, hangout, GoToMeeting, etc) para familiarizarse con la activación y desactivación de su micrófono y cámara, las posibilidades de visualización de los asistentes o de la presentación que comparte el orador en turno.

6.- Elabore en Power point una imagen fija con su nombre y fotografía y si lo desea el logo de su empresa, para usarla cuando apague su cámara durante la sesión.

7.- Algunos programas permiten incorporar un fondo fijo o animado, cuando usa su cámara en una reunión, para evitar que se identifique en donde se encuentra la persona, la recomendación es elaborar un fondo institucional de su organización, con logotipos o nombres grandes, de tal forma que usted quede en medio y se pueda visualizar su fondo bien.

9.- Si va a estar en un lugar con ruido de fondo, el micrófono ambiental de su equipo puede volverse un problema, recomendamos usar una “diadema” o “casco” con audífonos y micrófono para evitar los ruidos de fondo, algunos programas colocan a quien habla automáticamente como pantalla principal, si usted deja su micrófono abierto se escucharán todas sus conversaciones adicionales, lo mismo pasa cuando está usando una laptop o pc y tiene a su lado su teléfono y timbra, corrobore que en este caso, pone su teléfono en modalidad de silencio, asegúrese cuando ingresa o inicia en una sesión, que su micrófono este silenciado, algunos programas automáticamente abren el micrófono al ingresar.

10.- La mayoría de estas aplicaciones tiene dos características que son:  a; pedir la palabra levantando la mano virtual, y b; el chat entre asistentes, que muchas veces es usado para hacer preguntas al ponente o transferir algún archivo de texto, audio o video durante la sesión, conozca y ensaye un poco con estas dos características, antes de una reunión, para evitar cometer errores bochornosos a la hora de la sesión.

11.- Por respeto a los demás y por el aprovechamiento de la sesión en que participa, procure mantenerse atento a la reunión, es muy frecuente que la gente se pone a hacer otras cosas, mientras está en la reunión o curso virtual, y cuando tiene que participar o se le pregunta algo, se exhibe su falta de concentración y aprovechamiento.

CORTESÍA EN REUNIONES DIGITALES

1. Mantenga su micrófono silenciado, cuando no esté en uso de la palabra

2. Identifique su etiqueta de imagen y cámara poniendo su nombre, evite los formulismos de “..laptop del chapulín colorado”  “Operaciones Norte” y otras que no permiten su identificación real

3. Conceda su respeto a quien habla, evitando distraerse tratando de atender otros asuntos, mientras esta en sesión o curso, es muy lamentable ver en su cámara que esta platicando con otras personas, sin atender a la reunión.

4. Respete el uso de la palabra, coopere con el moderador, solicitando por el chat o activando su cámara y levantando su mano para solicitar la palabra.

5.- Cuando intervenga durante la sesión, utilice alguna forma de aviso, de que ya acabo con su comentario o pregunta, se ha estado popularizando en el mundo digital, la expresión … “es cuanto”…  que se acostumbra a usar en los protocolos de los debates filosóficos o jurídicos de nivel, y aunque pudiera parecer excesivo, no deja de ser respetuoso y educado, iniciar el uso de la palabra, con la expresión  “Con su permiso”, o  “Con su Venia” esto da reconocimiento de control al moderador o instructor

6. Respete los comentarios ajenos, aunque no los comparta,  tratando de aprender y compartir, y no dedicarse solo a competir o agredir

7. Dado el consumo de datos y el ancho de banda, si la metodología de la reunión lo permite, apague su cámara y cierre todos los programas abiertos.

9. Ante cualquier ataque o invasión por parte ciberdelincuentes o hackers, salga de la sesión y espere instrucciones por mensaje de su anfitrión, por sus redes sociales como whatsapp.

10. La asistencia puede ser controlada digitalmente en la formación, pero una buena práctica al unirse a una sesión, es escribir un saludo dando su nombre y organización o país, si es procedente, para dejar constancia de su ingreso a la sesión.

11.- Si por alguna razón debe abandonar la sesión antes de su finalización, en el chat despídase avisando que se retira.

SEGURIDAD EN SU REUNIÓN VIRTUAL

1. Proteja su cuenta de la aplicación que vaya a usar, si es posible use doble autenticación y una contraseña de segura conformación, combine Letras mayúsculas con minúsculas y signos como $ % & ¿.

2. Antes de iniciar su sesión, haga un hábito revisar las actualizaciones de su sistema operativo, de su antivirus y de su aplicación.

3. Para uso empresarial utilice el correo de tu empresa, para uso personal abra un correo exclusivamente para las sesiones de video conferencia

4.- Tenga cuidado con los complementos que algunas aplicaciones ofrecen para ampliar o mejorar las prestaciones de su aplicación, cuando entra al programa, algunos pueden ser códigos maliciosos para que usted mismo instale algo que le perjudicará

5.- Como organizador de una reunión nunca publique en redes sociales abiertas o poco seguras, los datos de enlace de la sesión y la contraseña de acceso. Lo más recomendable es usar algún formulario de inscripción vía correo electrónico, para remitir los datos de acceso a la sesión, o en su defecto un mecanismo como EVENTBRITE

6.- Por muy pequeña o simple que considere su reunión o conferencia, use siempre una contraseña de acceso

7.- Si existe, como en el caso de Zoom, active la sala de espera.

8.- Si es usted el anfitrión, configure su aplicación, para que solo los moderadores puedan controlar pantallas, cámaras y micrófonos, restringa la opción de grabación de la sesión, solo para los moderadores o administradores

9.- Algunas aplicaciones como ZOOM le ofrecen la opción de instalar la aplicación en su dispositivo, o usar el sitio web de zoom. Como invitado a una reunión, se recomienda usar el sitio de web de zoom, que señala si te quieres unir a una sesión desde la web.

10.- Todo Candado tiene una llave, ningún programa de cómputo es a prueba total de hackeo, así que tenga en cuenta esto; considere que todo lo hable o diga, podría ser monitoreado, registrado o interceptado por alguien en la red, sin su permiso.

11.- Revise y establezca acciones de reacción inmediata, ante cualquier intento o materialización de una intervención o acceso no autorizado a su sesión, ensáyelo, e incluso, si es moderador de una sesión, avise a su audiencia, al iniciar la sesión, que en caso de alguna falla técnica o acto malintencionado, se cortará la sesión o salga usted de la sesión, y espere a recibir instrucciones por el medio usado para la inscripción, repase con ellos las indicaciones de control de acceso, seguridad y cortesía.

RECUERDE.  “LO QUE NO SE PENSO PROFUNDAMENTE EN LA CALMA, ES DIFÍCIL DE DECIDIR ACERTADAMENTE EN LA CRISIS”

Abril de 2020, Ciudad de México

©  Lic. J. Rubén Fajardo Correa, CPP, PSP, PCI, DSC

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